张磊的blog

将工作平台从outlook迁移到gmail+calendar

之前看到Fenng在twitter上说，换了新的T61之后要把自己工作平台从Outlook换到Gmail。这给了我不小的启发，虽然现在他没换成，可是我已经换了。

在公司里大家都用outlook收发邮件，利用其中的日历安排各种活动。其实这两件事可以分别用google的产品gmail和calendar来完成。我在前些日子动手实践了一下，使用的感觉相当不错，于是写这篇文章和大家分享一下。因为公司没有给我配笔记本电脑，所以我上班时候在用台式机，下班用小黑，如果能用gmail帮我查收邮件，可以避免邮件散落在不同电脑上的问题。同时，gmail强大的搜索也实在不是outlook可以比拟的。

要在gmail里面设置收取邮件（以英文版为例），需要在“Settings”的“Accounts”标签里，点一下“Add Another mail Account”。

Gmail可以通过pop3收信，所以只要把公司邮箱的pop3信息填进去就可以。添加好了之后，我们还需要使用这个地址发信。按照提示增加一个“Email Address”，把公司邮箱的地址添加为可以用来发信。google会发送一个verification mail到这个邮箱，收一下邮件，点击那个链接之后，就可以验证通过了。

值得注意的是，记得在添加pop3信息时勾选“Label incoming messages”，这样可以让邮件有更好的归类：

比如我可以加一个label为alipay，而gmail是可以给label设置颜色的，顺便设置一个阿里的橙色，收件箱里面就是这样了：

这只是设置好了gmail。用outlook有个很有用的功能，就是日历和提醒。特别是我用dopod的智能手机，会自动把outlook上我的日程同步到手机，然后在事情要开始前进行提醒，这样可以避免忘掉一些会议、培训啥的。如果迁移到gmail，我们需要用上google的calendar来做这件事。

在gmail中，当收到一封包含活动邀请的邮件时，会被gmail显示成这个样子：

由于我已经把这个活动添加到calendar，所以这里显示的是“Going？ Yes Maybe No”。如果是新的活动，则会提示“Add to my Calendar”。也就是说可以把gmail收到的活动马上添加到calendar，不过这个时候它还不能发送提示到手机。我们需要在calendar中绑定一下手机。点“settings”，其中有一个“mobile setup”，可以在这里设置，需要通过短信验证。虽然google的帮助文档说手机只支持中国联通，但我把移动的手机号输入进去，照样可以绑定。鄙视一下google的帮助。

这样在每次活动前10分钟，都可以收到手机上的短信提醒了，google会把活动的详细信息都发过来，和以前用的outlook效果差不多。如果不是智能手机，这个要比outlook还好使。

使用的过程中也有过一些小问题，比如在添加到日历的时候，是通过get的方式把所有参数都传递进去的。在地址包含中文的情况下，可能被google判断为bad request。总体来说，使用的感觉还是很不错的。

越来越少的软件依赖，越来越多的互联网依赖，感觉越来越好。昨天折腾好了ubuntu，想下班以后都用ubuntu。